Corona IX: Arbeitgeberbestätigung für Ausgangssperren/-beschränkungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie

Viele Unternehmen lassen Ihre Mitarbeiter (m/w/d) mit Rücksicht auf die Corona-Pandemie bereits weitestgehend mobil bzw. im Homeoffice („Remote“) arbeiten und haben die notwendigen (präventiven) Sicherheits- und Vorsorgemaßnahmen organisiert.

Nachdem nun bereits in einzelnen Städten Ausgangssperren bzw. Ausgangsbeschränkungen gelten bzw. angekündigt sind, dürfte deren Zahl zeitnah bundesweit weiter ansteigen. Auch für diese Entwicklung sollten Unternehmen/Arbeitgeber (präventive) Organisationsmaßnahmen einleiten.

Häufig wird die Ausübung beruflicher Tätigkeiten von den geltenden Ausgangssperren/-beschränkungen ausgenommen, wenn die betreffende Person beim Verlassen des Wohnsitzes bzw. Aufenthaltsortes die Notwendigkeit der Tätigkeitsausübung im Unternehmen vor Ort (glaubhaft) nachweisen kann. Natürlich handelt es sich dabei um Ausnahmeregelungen, sodass Unternehmen die Arbeitgeberbestätigung nicht inflationär bzw. flächendeckend, sondern eher restriktiv bzw. mit der gebotenen Sorgfalt und für den konkreten Fall begründet einsetzen sollten.

In jedem Fall ist der Arbeitgeber klar und vollständig mit Sitz/Adresse und den notwendigen Kontaktdaten (für etwaige Rückfragen) sowie natürlich auch der jeweilige Mitarbeiter (m/w/d) zu bezeichnen. Auch der Tätigkeitsort und ggf. geltende Arbeits-/Einsatzzeiten sollten präzise angegeben werden, um die Gefahr des Missbrauchs möglichst auszuschließen. Zu beachten ist, dass die hinterlegten Informationen den Angaben/Daten im Personalausweis der Mitarbeiter (m/w/d) entsprechen, damit es bei einer Kontrolle nicht zu Schwierigkeiten kommt.

Auch ist z.B. für den Fall des (ungeplanten) Ausscheidens der Mitarbeiter (m/w/d) darauf zu achten, dass diese die Arbeitgeberbestätigung unaufgefordert herausgeben/vernichten und hierzu entsprechend verpflichtet/angewiesen werden. Zudem sollte die Vorlageberechtigung klar vorgegeben werden (die während Krankheit bzw. bestehender Arbeitsunfähigkeit ausgeschlossen sein sollte). Mit der Angabe einer Maximalgültigkeitsdauer behalten Unternehmen die „Kontrolle“ und können ggf. neue/aktuelle Erklärungen ausstellen, falls deren Notwendigkeit und die geltende Ausgangssperre/-beschränkung die festgelegte Gültigkeitsdauer überschreiten sollte.

Wir stellen Ihnen nachfolgend einen exemplarischen Mustertext für eine entsprechende Arbeitgeberbestätigung zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass der Inhalt auf die rechtlichen Rahmenbedingungen im Einzelfall anzupassen ist und Mitarbeiter (m/w/d) sich ggf. auch in verschiedenen „Regelungsgebieten“ bewegen müssen. Dies ist auch bei der Form bzw. der Umsetzung der Bestätigung zu beachten, wenngleich es mit Rücksicht auf die bestehende Eilbedürftigkeit in der Regel keine konkreten Formvorgaben gibt. Es dürfte daher in den meisten Fällen auch ein elektronisch übermitteltes Exemplar ausreichen, das die Mitarbeiter (m/w/d) ausdrucken und im Fall einer Kontrolle vorlegen können.

Mit Rücksicht auf die vorstehenden Ausführungen folgender Mustertext:

„[Briefkopf des Unternehmens mit Sitz/Adresse und Kontaktdaten für etwaige Rückfragen]

Arbeitgeberbestätigung für Ausgangssperren/-beschränkungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie

Hiermit bestätigen wir für unser Unternehmen [Bezeichnung des Unternehmens mit Sitz/Adresse], dass Frau/Herr [___], [Adresse/Wohnsitz der Mitarbeiter (w/w/d)], bei uns als Arbeitnehmer/in beschäftigt ist und zur Ausübung der Arbeitstätigkeit dringend in unserem Betrieb/Unternehmen in [Sitz der Gesellschaft bzw. des Unternehmens oder Adresse des konkreten Tätigkeitsortes] anwesend sein muss.

Die Ausübung der Tätigkeit an dem vorgenannten Ort hat für unser Unternehmen eine wichtige bzw. systemrelevante Bedeutung.

[Ggf. nähere Begründung/Konkretisierung und Festlegung geltender Arbeits-/Einsatzzeiten]

Die vorliegende Arbeitgeberbestätigung gilt nur für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und verliert ihre Gültigkeit spätestens mit Wirkung zum Ablauf des [TT.MM.2020]; die Vorlage während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit ist unzulässig.

Die vorstehenden Angaben erfolgen nach bestem Wissen und Gewissen. Uns ist bewusst, dass eine missbräuchliche Verwendung sanktioniert werden kann.

[Unterschrift (der vertretungsberechtigten Person/en)]“

Bei rechtlichen Fragen rund um diese Themen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. KSB INTAX ist der Ansprechpartner für den Mittelstand in Niedersachsen. Wir unterstützen Sie gerne.