KSB-Team im Gespräch

Elektronische Arbeitszeiterfassungspflicht | Referentenwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes liegt vor!

04. Mai 2023   |   Arbeitsrecht

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18.04.2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes veröffentlicht. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über den wesentlichen Inhalt des Referentenentwurfs und die geplanten (Neu-)Regelungen.

Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (nachfolgend gemeinsam „Arbeitnehmer“ genannt) jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Nach der Gesetzesbegründung kommen neben den gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung mit Hilfe von elektronischen Anwendungen wie Apps auf einem Mobiltelefon oder die Nutzung herkömmlicher Tabellenkalkulationsprogramme, also z.B. Excel, in Betracht.

Zudem soll auch eine kollektive Arbeitszeiterfassung durch die Nutzung und Auswertung elektronischer Schichtpläne möglich sein, wenn sich aus dem Schichtplan für die einzelnen Arbeitnehmer Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ableiten lassen und Abweichungen von den im Schichtplan festgelegten Arbeitszeiten, z. B. Urlaub, Fehlzeiten und zusätzliche Arbeitszeiten (Mehrarbeit und Überstunden), gesondert elektronisch erfasst werden.

Aufbewahrungspflicht

Die elektronischen Aufzeichnungen sind für die Dauer der Beschäftigung, längstens jedoch für zwei Jahre aufzubewahren.

Delegation auf Arbeitnehmer oder Dritte möglich

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann durch den Arbeitnehmer oder einen Dritten – etwa einen Vorgesetzten – erfolgen. Der Arbeitgeber bleibt jedoch auch bei einer Delegation für die ordnungsgemäße Umsetzung der Aufzeichnungspflicht verantwortlich. Insoweit hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ggf. zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnung anzuleiten und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ihm etwaige Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz bekannt werden, z.B. durch regelmäßige stichprobenartige Kontrollen.

Vertrauensarbeitszeit möglich

Verzichtet der Arbeitgeber auf die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, was bei der Vertrauensarbeitszeit der Fall ist, hat er durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass er Kenntnis von etwaigen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz erlangen kann. Dies kann nach der Gesetzesbegründung z.B. durch eine automatische Meldung im elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems geschehen. Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung schließen sich demnach auch nach dem Referentenentwurf nicht aus.

Informationspflichten des Arbeitgebers (auf Verlangen des Arbeitnehmers)

Auf Verlangen hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu informieren und eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Die Informationspflichten des Arbeitsgeber kann dadurch erfüllt werden, dass Arbeitnehmer die sie betreffenden Aufzeichnungen im elektronischen Arbeitszeiterfassungssystem einsehen und Kopien anfertigen können.

Ausnahmen nur durch Tarifvertragsparteien

Nur in einem Tarifvertrag oder auf Grund eines Tarifvertrags in einer Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung können teilweise Abweichungen von den vorgenannten (Neu-)Regelungen getroffen werden. So kann zugelassen werden, dass

  1. die Aufzeichnungen in nichtelektronischer Form erfolgen kann,
  2. die Aufzeichnung an einem anderen Tag erfolgen kann, spätestens aber bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages oder
  3. die Pflicht zur Aufzeichnung nicht bei Arbeitnehmern gilt, bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt

Übergangszeitraum und Ausnahme bei Kleinunternehmen

Die neuen Vorgaben zur elektronischen Arbeitszeiterfassung sollen nicht unmittelbar mit Inkrafttreten des Gesetzes gelten. Generell können Arbeitgeber bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes die Arbeitszeit nicht elektronisch, also auch handschriftlich, aufzeichnen. Für Arbeitgeber mit weniger als 250 Arbeitnehmer gilt die Übergangsregelung zwei Jahre, für Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmer fünf Jahre.

Für Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern ist eine „Kleinbetriebsklausel“ vorgesehen. Solche Kleinbetriebe können dauerhaft von der Vorgabe der elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten abweichen. Dies gilt entsprechend für einen ausländischen Arbeitgeber ohne Betriebsstätte im Inland, wenn er bis zu zehn Arbeitnehmer nach Deutschland entsendet.

Bußgeldtatbestand

Verstöße gegen die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten und der Informationspflichten sollen eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden können.

Sonstige Änderungen

Im Übrigen sieht der Referentenentwurf neben weiteren redaktionellen Änderungen im Arbeitszeitgesetz und in der Offshore-Arbeitszeitverordnung entsprechende Regelungen auch im Jugendarbeitsschutzgesetz vor.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates besteht nur, soweit eine gesetzliche (oder tarifliche) Regelung nicht besteht. Das Bundesarbeitsgericht hatte bereits in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (vgl. Beitrag vom 07.12.2022) klargestellt, dass dem Betriebsrat bei der Frage des „Ob“ der Arbeitszeiterfassung kein Initiativ- und Mitbestimmungsrecht zusteht. Mit der geplanten Änderung soll nun eine ausdrückliche Regelung im Arbeitszeitgesetz verankert werden. Soweit dem Arbeitgeber bei der Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung Gestaltungsmöglichkeiten verbleiben, wenn er also z.B. über die gesetzlichen Mindestregelungen hinausgeht, hat er bei Bestehen eines Betriebsrates die Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 7 BetrVG zu beachten.

Fazit

Der Referentenentwurf ist kein „großer Wurf“ und setzt letztendlich nur die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassungspflicht um. Mit Inkrafttreten des Gesetzes soll eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung eingeführt werden. Ausgenommen von der elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht sind nach dem Referentenentwurf nur Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern, die insoweit auch eine nichtelektronische Zeiterfassung führen dürfen. Ob der Referentenentwurf so oder so ähnlich auch tatsächlich zum Gesetz wird, bleibt abzuwarten. Klar ist jedoch spätestens jetzt, dass sich viele Arbeitgeber mit der Einführung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems befassen müssen. Da sich die (gestaffelten) Übergangszeiträume nur auf die Arbeitszeiterfassung in elektronischer Form bezieht, besteht jedenfalls dann dringender Handlungsbedarf, wenn überhaupt noch keine Arbeitszeiterfassung im Unternehmen erfolgt.

Haben Sie hierzu rechtliche Fragen bzw. benötigen Sie für die Umsetzung rechtliche Unterstützung? Sprechen Sie uns gerne einfach an. Wir unterstützen Sie gerne!


Ansprechpartner

Thomas Altendorfer

Diplom-Volkswirt

Rechtsanwalt

Steuerberater

Partner

Til Ammermann

Diplom-Kaufmann

Wirtschaftsprüfer

Steuerberater

Partner

Thomas Baransky

Diplom-Betriebswirt (FH)

Steuerberater

Sozius

Lars Bellmer

Steuerberater

Dr. Christian Bereska

Rechtsanwalt

Partner

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht

Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT)

Philipp M. v. Bismarck

Rechtsanwalt, Notar a. D.

Dr. Björn Bogner, LL.M.

Rechtsanwalt

Partner

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz

Zertifizierter Compliance Officer (School GRC)

Frederik Brandes

Master of Science (M.Sc.)

Steuerberater

Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Isabelle Bulenda, LL.M.

Rechtsanwältin

Assoziierte Partnerin

Fachanwältin für Informationstechnologierecht

Christian Ceyp

Rechtsanwalt

Josie Charwat

Rechtsanwältin

Assoziierte Partnerin

Danine von der Decken

Rechtsanwältin

Frank Deppenkemper

Diplom-Kaufmann

Wirtschaftsprüfer

Steuerberater

Sozius

Anna Dietrich

Rechtsanwältin

Mathias Dietrich

Diplom-Finanzwirt (FH)

Rechtsanwalt

Steuerberater

Partner

Rolf Dittmar

Diplom-Ingenieur

Wirtschaftsprüfer

Steuerberater

Johannes Dörrie

Rechtsanwalt

Sozius

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Zertifizierter Mediator (DAA)

Jan Ellwanger

Diplom Ökonom

Steuerberater

Dr. Lea Frey

Rechtsanwältin

Sozia

Hans G. Fritsche

Rechtsanwalt

Sozius

Fachanwalt für Insolvenzrecht und Sanierungsrecht

Dr. Martin Gerigk

Rechtsanwalt

Sozius

Fachanwalt für Versicherungsrecht

Sascha Halbe, LL.M.

Diplom-Kaufmann

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Hannover

Partner

Bianca Hein, LL.M

Wirtschaftsjuristin/Paralegal

Julia Elisabeth Heine

Rechtsanwältin

Fachanwältin für gewerblichen Rechtsschutz

Maren Helm

Steuerberaterin

Stiftungsberaterin (DSA)

Miriam Henschel

Diplom-Finanzwirtin (FH)

Rechtsanwältin

Steuerberaterin

Partnerin

Fachanwältin für Steuerrecht

Dr. Sabine Jehner, LL.M.

Rechtsanwältin, Attorney at Law (New York)

Sozia

Christian Knoke

Rechtsanwalt

Wirtschaftsprüfer

Steuerberater

Björn Knuth, LL.M.

Rechtsanwalt

Assoziierter Partner

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Kirstin Krüger

Rechtsanwältin

Sozia

Fachanwältin für Bau- und Architektenrecht

Norman Kühn, LL.M.

Rechtsanwalt

Dr. Michael Kunst

Diplom-Volkswirt

Rechtsanwalt, Notar m.d. Amtssitz in Hannover

Wirtschaftsprüfer

Partner

Fachanwalt für Steuerrecht

Tobias Lerch

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Celle

Partner

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Dr. Christoph Lohmann

Rechtsanwalt

Steuerberater

Monika Martyniak

Diplom-Ökonomin

Wirtschaftsprüferin

Steuerberaterin

Assoziierte Partnerin

Stefanie Meinen

B.Sc. Wirtschaftswissenschaft

Charlotte Merkel

Dipl.-Finanzwirtin (Steuerakademie)

Rechtsanwältin

Sozia

Jan-Christoph Metzler

Rechtsanwalt

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Zertifizierter Mediator (DAA)

Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV)

Marie Meyer

Rechtsanwältin

Dr. Kristin Mütze

Rechtsanwältin

Friedrich Graf zu Ortenburg, LL.M.

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Hannover

Partner

Dr. Nicolas Penner

Diplom-Finanzwirt (FH)

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Hannover

Steuerberater

Partner

Fachanwalt für Steuerrecht

Antje Pietrek

Rechtsanwältin

Fachanwältin für Familienrecht

Mediatorin

Sascha Priebe, MLE

Rechtsanwältin

Natalie Remel

Rechtsanwältin

Sozia

Fachanwältin für Vergaberecht

Dr. Stefan Rieger

Rechtsanwalt

Assoziierter Partner

Dr. Stephan Rose

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Hannover

Partner

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Fachanwalt für Erbrecht

Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT)

Michael Rudolph

Diplom-Ökonom

Steuerberater

Sozius

Jan Schätzel

Rechtsanwalt

Assoziierter Partner

Dr. Ralf Schlottau

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Celle

Partner

Fachanwalt für Agrarrecht

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Zertifizierter Stiftungsmanager (DSA)

Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT)

Dr. Stephan Schmack

Rechtsanwalt

Sozius

Dr. Philipp Schulz

Rechtsanwalt

Partner

Fachanwalt für Versicherungsrecht

Dr. Hermann Schünemann

Rechtsanwalt, Notar a. D.

Fachanwalt für Versicherungsrecht

Fachanwalt für Medizinrecht

Valentin R. Seidenfus

Rechtsanwalt

Steuerberater

Partner

Fachanwalt für Steuerrecht

Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT)

Dr. Caroline Charlotte Sohns

Rechtsanwältin

Sozia

Fachanwältin für Arbeitsrecht

Konrad Solf

Rechtsanwalt

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Thomas Stillahn

Rechtsanwalt

Partner

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Mediator

Coach der Wirtschaft (IHK)

Benjamin Tapkenhinrichs

Bachelor of Arts (B. A.)

Rechtsanwalt

Christiane Thomys

Rechtsanwältin

Rudolf Tschense

Rechtsanwalt

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV)

Dr. Karl-Heinz Vehling

Executive MBA HSG

Rechtsanwalt

Partner

Zertifizierter Compliance Officer

Zertifizierter Compliance Auditor

Dr. Jan-W. Vesting

Rechtsanwalt

Partner

Georg Wagner

Diplom Kaufmann

Steuerberater

Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.)

Katharina Wegmann

Steuerberaterin

Christiane Wehe

Diplom-Kauffrau (FH)

Steuerberaterin

Dr. Marc Wendt

Rechtsanwalt, Notar m. d. Amtssitz in Hannover

Partner

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Dr. Tim Wittwer, LL.M.

Rechtsanwalt

Assoziierter Partner

Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz